Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит. Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать.


Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание.

Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать.

Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно».

Просто должного внимания этому как-то не уделяется. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Мы будем признательны, если вы оставите свои комментарии и поучаствуете в небольшом опросе.

Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. Планирование и расстановка приоритетов. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными

План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата.

Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией.

Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно.

Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по горизонтали) и ось срочности (по вертикали). Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте.